10 reglas para invertir la espiral del correo electrónico

Hace unos días recibí un RT con un enlace a este decálogo con 10 reglas para invertir la espiral del correo electrónico, llamado el Email Charter en inglés.

A continuación os dejo con mi humilde traducción de las diez propuestas:

1. Respete el tiempo del receptor

Esta es la regla fundamental. Como emisor del mensaje, es SU responsabilidad reducir el tiempo que lleve procesar su mensaje. Aún cuando le cueste más tiempo por su parte antes de enviarlo.

2. Más corto o más lento no es descortés

Pongámonos mútuamente de acuerdo en darnos un respiro. Dada la carga de emails que todos sufrimos no pasa nada si las respuestas tardan un poco en llegar o no responden con detalle a todas las preguntas. A nadie le interesa dar la impresión de brusquedad, por lo tanto no se lo tome como algo personal. Sólo queremos recuperar nuestra vida.

3. Celebre la claridad

Empiece con una línea de asunto que etiquete el asunto claramente, y que quizás incluya una categoría [Info], [Acción], [Tiempos] [Baja Prioridad]. Utilice frases escuetas y sin ambigüedades. Si el mensaje tiene que ser de más de cinco oraciones, asegúrese de que la primera proporciona la razón básica de por qué se escribe. Evite tipografías extrañas y colores.

4. Suprima las preguntas abiertas

Es mucho pedir el enviar un mensaje de cuatro párrafos de texto denso seguido de un: «¿Tu opinión?». Aún las preguntas abiertas pero bien intencionadas como: «¿Cómo puedo ayudar?» podrían no ser de ayuda. La generosidad del correo electrónico requiere de la simplificación y preguntas fáciles de responder. «Puedo ayudar mejor: a) llamando b) visitando c) manteniéndome al margen?»

5. Recorte Ccs excesivos

Los Ccs son como los conejos en celo. Por cada receptor que se añade se multiplica el tiempo de respuesta total. No se debe hacer a la ligera. Cuando hay varios receptores, por favor, no recurra al «Responder a todos». Quizás solamente necesite responder a unos pocos del hilo original, o a ninguno.

6. Recorte el hilo

Para tener significado algunos mensajes dependen de un contexto. Lo que significa que normalmente es correcto incluir el hilo de conversación al que se está respondiendo. Pero en escasas ocasiones un hilo se debería extender más allá de 3 mensajes. Antes de enviar, recorte lo que no es relevante, o propóngase hacer una llamada telefónica.

7. Ataque a los adjuntos

No utilice archivos gráficos como logotipos o firmas que aparecen como adjuntos. Se pierde tiempo intentando ver si hay algo para abrir. Es todavía peor enviar un texto como adjunto cuando se podría haber incluido perfectamente en el cuerpo del mensaje.

8. Regale estos regalos: FDM NNR

Si su mensaje se puede expresar en menos de un puñado de palabras, póngalo en la línea del asunto, seguido de FDM («Fin De Mensaje», o su correspondiente en inglés, EOM = «End Of Message»). Esto le ahorrará al receptor tener que abrir el mensaje. Finalizar un mensaje con «No es Necesario Responder» o NNR («No need to respond» o NNTR, en inglés) es un maravilloso acto de generosidad. Hay muchos acrónimos que confunden en la misma medida en que son de utilidad, pero estos dos son imprescindibles y merecen ser adoptados de forma general.

9. Corte con las respuestas sin contenido

No es necesario responder a todos los mensajes, especialmente a aquellos que en sí son respuestas claras. Un mensaje que diga «Gracias por tu aviso. Me apunto» no necesita que responda «Vale!». Eso le costará a alguien otros 30 segundos.

10. Desconecte

Si todos nos pusiéramos de acuerdo en «hacer menos email» recibiríamos menos email. Considere planificar medias jornadas en el trabajo en las que no se pueda conectar. O un compromiso de fines de semana sin correo electrónico. O una respuesta automática que enlace a este decálogo. Y no se olvide de detenerse a oler las rosas.

Lucas Vieites

Lucas Vieites is a free software enthousiast. He works as an Application Support Engineer using technologies such as Linux, Javascript, Java, SQL, etc. to create and support IT solutions for real world problems. He has recently followed his parents' footsteps and has left Spain to settle in the Netherlands.

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2 Responses

  1. Ciges says:

    Un correo debería ser breve, conciso y directo, aunque para algunos es realmente difícil 🙂

  2. Ciges says:

    ¡Cuanta razón! Y qué difícil nos resulta a algunos ser breves, concisos y directos 🙂

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